행정처리 절차 간소화·종이 줄여 탄소중립 시대 기여도
[한국에너지] 한국에너지기술평가원(에기평)은 회의 업무의 생산성 및 회의 참여자의 편의성을 향상시키기 위해 디지털 회의지원 시스템을 신규 도입했다고 30일 밝혔다.
에기평은 이 기술을 도입해 종이 서류를 활용했던 기존 회의 업무를 모바일 또는 PC로 대신함으로써, 고객 편의성을 높이고 행정업무 처리시간을 단축해 고객 만족도 개선을 꾀하였다고 설명했다.
아울러 코로나19 이후 비대면 회의 문화가 정착되면서, 회의 성격을 고려한 온라인 영상회의도 가능하도록 고도화했다고 덧붙였다.
이번 신규 구축된 회의지원 시스템은 별도 어플리케이션 설치 없이 언제 어디서든 회의 참석자가 SMS를 통해 전달받은 URL로 접속, 회의 안내 공문과 서류를 확인할 수 있는 기능을 제공한다.
회의 간 요구되는 다양한 서류 작성 절차를 없애고 참석자의 모바일 기기를 통해 요구정보 작성과 전자서명도 가능하다.
이 기술은 모바일로 입력받은 정보와 회의지원 시스템 기능을 활용해, 에기평 내부 행정 처리 절차의 많은 부분을 자동화했다.
에기평은 이번 회의지원 시스템 도입을 통해 고객서비스 만족도를 개선하고 탄소중립을 위한 작은 실천이 될 수 있을 것으로 기대하고 있다.
회의 전후 발생하는 서류를 디지털화함으로써, 연간 2000건 이상 진행되는 회의에 소모되는 종이 소비량을 큰 폭으로 감소시켜, 탄소저감 선도에 다가선다는 것이다.
양훈철 신산업본부장은 “회의지원 시스템 도입을 통해 회의에 투입되는 자원과 시간의 효율화가 기대된다”며 “앞으로도 지속적으로 디지털 전환을 추진해 고객 만족도를 높일 수 있도록 노력하겠다”고 밝혔다.
